In diesem Blogpost möchten wir über unsere Erfahrungen mit dem Thema “Backlog Refinement in Scrum” berichten, typische Inhalte erläutern und die Gründe dafür und dagegen diskutieren.
Definition Backlog Refinement in Scrum
Für uns und unsere Klienten ist das Backlog Refinement ein entscheidender Teil vom Prozess in agilen Frameworks. Während dieser regelmäßigen Aktivität überprüfen und verfeinern wir kontinuierlich unser Produkt Backlog. Typischerweise klären wir während entsprechender Meetings Fragen und Unklarheiten zu Anforderungen und User Stories, die vom Product Owner im Vorfeld definiert wurden. Zusätzlich hinterfragen wir Prioritäten und definieren diese bei Bedarf neu. Eines der Ziele dabei ist es, sicherzustellen, dass unser Backlog klar für jedes Teammitglied, präzise und bereit für die anstehenden Sprints ist.
Themen Backlog Refinement in Scrum
Während unserer Backlog Refinements beschäftigen wir uns mit verschiedenen Themen, um sicherzustellen, dass wir und unser Scrum Team eine gemeinsame Sichtweise und ein gemeinsames Verständnis des Backlogs haben. Diese Themen umfassen:
- Aufspaltung von User Stories: Regelmäßig kommen wir nach einem Sprint zur Erkenntnis, dass eine User Story zu groß ist, um innerhalb eines Sprints fertiggestellt zu werden. Wir teilen also entsprechend große User Stories in kleinere, handhabbare Stories auf, um realistischere Schätzungen und Planungen zu ermöglichen.
- Klarstellung von Anforderungen und Akzeptanzkriterien: Product Owner versuchen ihr Bestes, Anforderungen so klar und verständlich wie möglich zu formulieren. Dennoch kommt es natürlich dazu, dass es Fragen zu bestimmten Formulierungen oder auch Inhalten kommt. Wir diskutieren und klären solche unklaren oder widersprüchlichen Anforderungen, um Missverständnisse und Mehraufwände aufgrund von Korrekturarbeiten zu vermeiden.
- (Re-)Priorisierung: Product Owner sollten im Vorfeld zum Backlog Refinement ihre Prioritäten vor dem Hintergrund ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit festlegen. Innerhalb des Meetings werden diese dann vom Team bewertet und gemeinsam diskutiert. Das Ganze tun wir, um dauerhaft die Backlog Items mit der höchsten Priorität zuerst umsetzen, um so entsprechend den größtmöglichen Wert für unseren Kunden zu generieren.
Dauer Backlog Refinement in Scrum
Wir entscheiden selbst über die Dauer unserer Backlog Refinement, da sie je nach Projekt und Team variieren kann. Im Allgemeinen planen wir etwa 5% der Gesamtzeit eines Sprints für die Refinements. Bei einem 2-wöchigen Sprint sind das also insgesamt 4 Stunden, meistens zwei mal 2-stündige Meetings. So haben wir bei Bedarf genügend Zeit für Diskussionen, Klärungen und das Hinzufügen neuer Stories oder Akzeptanzkriterien. Offensichtlich achten wir darauf, dass die Zeit für die Refinements keine verschwendete Zeit ist, um nicht zu viel von der eigentlichen Umsetzung abzulenken. Dementsprechend sagen wir, falls mal kein Bedarf besteht, auch Refinement Meetings ab.
Vorteile Backlog Refinement in Scrum
Das Backlog Refinement bietet unserem Team mehrere Vorteile und fördert den Erfolg unseres Projekts. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Verbesserte Planung: Durch die kontinuierliche Verfeinerung des Backlogs können wir genauere Schätzungen vornehmen und über die Zeit realistischere Pläne für die kommenden Sprints erstellen. Dennoch bleibt zu sagen: niemand ist perfekt und natürlich machen wir weiterhin Fehler in manchen Planungen.
- Frühzeitige Fehlererkennung: Aufgrund der Regelmäßigkeit identifizieren wir oft potenzielle Fehler, Unklarheiten oder Abhängigkeiten während der Meetings und können so frühzeitig dagegen vorgehen, um tiefgreifende Probleme im späteren Zeitverlauf zu vermeiden.
- Erhöhte Transparenz: Wegen des sehr regelmäßigen Austauschs schaffen wir Klarheit und Transparenz über die Anforderungen und Ziele des Projekts, sowohl für uns als Team als auch für die Stakeholder.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Backlogs können wir schnell auf sich ändernde Anforderungen oder Prioritäten reagieren.
Nachteile Backlog Refinement in Scrum
Trotz der Vorteile gibt es auch potenzielle Nachteile bei der Durchführung der Backlog Refinements. Einige Herausforderungen sind:
- Zeitaufwand: Die Verfeinerung erfordert, wie weiter oben erläutert, Zeit und Aufmerksamkeit der Teammitglieder, was zu einer gewissen Belastung führen kann. Insbesondere wenn die Refinement Meetings zu lange dauern oder zu häufig stattfinden, ohne echten Mehrwert zu stiften.
- Abstimmungsaufwand: Das Erreichen einer gemeinsamen Sichtweise und eines gemeinsamen Verständnisses erfordert Diskussionen und Abstimmungen im Team, was nicht selten zu längeren Entscheidungsprozessen führen kann.
- Kommunikationsherausforderungen: Wenn das Scrum Team remote arbeitet oder über verschiedene Standorte verteilt ist, kann die Kommunikation während der Meetings herausfordernd sein.
Insgesamt bleibt zu sagen, dass das Backlog Refinement als Zeremonie aus dem Scrum Guide für jedes Team definitiv einen Versuch wert ist. Es muss aber letztendlich jedes Team für sich entscheiden ob und in welchem Umfang es genutzt werden soll.
Wir hoffen, dass dieser Beitrag euch einen Einblick in Backlog Refinements in Scrum geben konnte. Falls es weitere Fragen zum Thema gibt, dann freuen wir uns über einen Kommentar oder eine Nachricht. Stay agile!
